Bab 4 Manajemen Data Komputer

4.1 Pengaturan Tampilan Dokumen

Pada windows explorer, kita dapat mengatur tampilan dokumen, dengan cara mengklik kanan mouse di area kosong windows explorer.

Pada menu bagian atas  terdapat menu :

·         View : Mengatur tampilan ikon file atau folder, mulai dari extra large icons, large, medium, small, atau mengatur tampilan dalam bentuk list, atau menampilkan detail file atau folder, dll.

·         Sort by : Menyusun file atau folder berdasarkan nama file, tanggal modifikasi, tipe file, dan ukuran file. File dapat diurutkan secara ascending atau descending.

·         Group by : mengelompokkan file berdasarkan nama, tanggal modifikasi, tipe file dan ukuran file.

·         Refresh : Refresh biasa digunakan untuk memperbaharui "tampilan" setelah terjadi suatu perubahan .

4.2. Mencari Dokumen

Pada Windows 7, maka kita dapat mencari file apapun yang terdapat pada PC kita dengan menggunakan fasilitas search yang terdapat pada bagian bawah sekali dari start menu (tombol windows).

Atau disudut kanan atas pada windows explorer

Caranya dengan mengetikkan kata kunci dari file yang kita cari pada kotak pencarian (search). Untuk menuliskan kata kunci, Windows XP menyediakan karakter yang digunakan untuk mewakili sebuah huruf atau kata yang mengikuti kata kuncinya yang disebut karakter wilcard.

Wilcard	Fungsi
Asterik (*)	Tanda (*) digunakan untuk mewakili lebih dari satu huruf yang mengikuti kata kuncinya. Contoh: 1. Mencari file dan folder yang mengandung kata mail. maka cara menuliskan kata kuncinya: *mail* Hasilnya : semua file atau folder yang mengandung kata mail akan tampil 2. Mencari file dan folder yang namanya diawali dengan kata Daftar. maka cara menuliskan kata kuncinya: Daftar* Hasilnya : semua file dan folder yang kata depannya Daftar akan tampil 3. Mencari file dan folder yang namanya diakhiri dengan kata Daftar. maka cara menuliskan kata kuncinya: *Daftar Hasilnya : semua file dan folder yang kata belakangnya Daftar akan tampil 4. Mencari file yang extensinya .doc dan .xls ini file yang ditulis menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel . maka cara menuliskan kata kuncinya: *.doc;*.xls Hasilnya : semua file yang ditulis menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel akan tampil 5. Mencari file file dan folder yang mengandung kata mail dan kata daftar maka cara menuliskan kata kuncinya: *mail*; Daftar* Hasilnya : semua file yang mengandung kata mail dan kat daftar akan tampil Catatan: untuk menggabungkan dua kata kunci pencarian. Pisahkan antara kata kunci pertama dan kedua dengan tanda (;) titik koma
Tanda tanya (?)	Berbeda dengan asterik, tanda (?) digunakan untuk mewakili satu huruf yang mengikuti kata kuncinya. Contoh: 1. Mencari file dan folder yang satu huruf pertamanya bebas dan huruf selanjutnya aftar. cara menuliskan kata kuncinya: ?aftar Hasilnya : semua file yang mengandung huruf akhirnya daftar dan satu huruf awalnya bebas akan tampil. 2. Mencari file dan folder yang dua huruf terakhirnya bebas dan dua huruf awalnya da . cara menuliskan kata kuncinya. da?? Hasilnya : semua file atau folder yang mengandung huruf akhirnya daftar dan satu huruf awalnya bebas akan tampil 3. Mencari file dan folder yang tiga huruf tengahnya ga, lalu tiga huruf awal dan akhirnya bebas. cara menuliskan kata kuncinya. ???ga??? Anda juga dapat menggabungkan tanda (?) dengan tanda (*). Untuk menulis kata kuncinya: contohnya: 1. Mencari file dan folder atau folder yang huruf awalnya bebas dan tiga huruf selanjutnya gad lalu satu huruf setelahnya bebas kemudian, tiga huruf terakhirnya 10. cara menuliskan kata kuncinya. *gad?10 2. Mencari file dan folder, yang tiga huruf pertamanya dam, lalu huruf selanjutnya bebas, huruf selanjutnya ai kemudian huruf terakhirnya bebas. cara menuliskan kata kuncinya. Dam*ai?

Tabel Wilcard

Sumber : http://matapelajaran.com

Contoh :

Mencari file berekstensi pdf :

-      Klik tombol windows start menu, kemudian ketik *.pdf pada kotak search, maka akan muncul semua file pdf yang ada.

4.3. Kompresi Dokumen

Terkadang kita menghadapi masalah ketika akan membawa suatu file yang berukuran besar, namun kita tidak memiliki media yang cukup untuk membawanya. File compress merupakan suatu cara untuk memperkecil ukuran suatu data dengan algoritma tertentu, sehingga file mudah dibawa, di upload atau dikirim ke email.  Agar dapat digunakan kembali, file yang di-compress harus diekstrak terlebih dahulu, untuk mengembalikannya ke ukuran semula. Untuk meng-compress dan mengekstrak file diperlukan suatu software atau aplikasi file compression. Beberapa software file Compression memberikan fitur untuk melindungi data dengan memberikan password, sehingga file yang disimpan terjaga kerahasiaannya. Berikut beberapa software untuk file compression :

1.     Winrar

WinRAR merupakan Shareware yang paling lebih banyak dikenal diantara file compression utility, kemampuan serta kemudahan dalam memakainya menjadikannya salah satu yang paling sering digunakan.

2.     Winzip

Winzip merupakan sebuah aplikasi kompresi data yang mungkin telah familiar. Bukan hanya karena sifatnya yang mudah digunakan, aplikasi ini juga tergolong ringan dan cepat ketika dioperasikan.

3.     7-zip

7Zip adalah software pengompres data gratis dan bersifat open source . Secara default, file kompres yang dihasilkan oleh aplikasi ini berekstensi 7z, tetapi meskipun begitu anda bisa menggunakannya untuk membaca dan membuat file dengan ekstensi seperti ZIP.

4.     Zip Files Opener

Zip Files Opener ini dirancang dengan sederhana namun memiliki kemampuan yang baik dalam pengarsipan file. Kalian dapat dengan mudah membuat dan ekstrak file zip dengan tampilan antar muka yang sederhana. Fitur lainnya yaitu dapat membagi file yang berukuran besar ke bagian bagian yang kecil hanya dalam beberapa klik saja. Software Gratis ini dapat dijalankan pada sistem operasi Windows Vista dan Windows XP.

     

5.     Free Compressor

Aplikasi ini cukup mudah untuk digunakan, dengan cara drag and drop file yang akan di kompres ke Free Compressor. Juga terdapat fitur untuk menambahkan password ke file yang dikompres. Mengenkripsi arsip dengan menggunakan salah satu dari enam algoritma pengenkripsian yang tersedia di Free Compressor. Apikasi ini kompatibel dengan windows xp, vista dan seven.

4.2.a. Mengkompresi file Menggunakan Winrar

Untuk melakukan kompresi menggunakan winrar, terlebih dahulu komputer kita harus sudah ter-install aplikasi software Winrar. Winrar dapat diakses melalui start menu dengan cara :

1.     Klik start menu (tombol windows)

2.     Klik All Program

3.     Klik Winrar

4.     Atau langsung mengetikkan “winrar” pada kotak search

5.     Kemudian akan tampil aplikasi winrar seperti berikut :

6.     Pada aplikasi winrar terdapat fitur :

Add                   : membuat file kompresi, dengan cara memilih file (browse) yang akan       

 dikompresi.

Extract to           : mengekstrasi file yang dikompresi.

Test                  : mengetes file kompresi, apakah terdapat eror.

View                 : melihat isi file kompresi

Delete               : menghapus file kompresi

Find                  : mencari file kompresi yang ada di dalam komputer.

Info                  : melihat informasi detail mengenai file yang dikompresi

Repair               : memperbaiki file kompresi yang rusak

Cara yang paling cepat untuk mengkompresi file adalah dengan membuka windows explorer, kemudian klik kanan pada file yang akan di kompresi. Misalnya pada gambar  di bawah, folder “Bahan” akan di kompresi.  Folder ini bila kita lihat propertiesnya, memiliki ukuran : 503 kb.

Langkah-langkah kompresi file :

1.     Klik kanan file atau folder yang akan dikompresi

2.     Pada saat di klik kanan, akan muncul pilihan : “Add to archive”, “Add to bahan”, “Compress and email”, “Compress to Bahan.rar  anda email”.

Pilihan-pilihan di atas adalah pilihan untuk mengkompresi file.

o    Add to archive :

Adalah pilihan untuk kompresi file dimana kita dapat memilih opsi-opsi tambahan pada file yang akan dikompresi.

            Dari gambar di atas terdapat beberapa opsi :

Archive name : nama file setelah dikompresi. Terdapat tombol browse untuk memilih lokasi penyimpanan file hasil kompresi.

Archive format : format file kompresi, .rar atau .zip

Compression method : Metode kompresi file

Dan beberapa opsi lainnya.

3.     Jika opsi yang diinginkan sudah dipilih, maka klik tombol ok. Maka akan terjadi proses kompresi file, lama proses tergantung ukuran file. Setelah proses kompresi selesai, maka file kompresi akan tersimpan di lokasi penyimpanan yang telah kita tentukan dengan nama yang telah kita tentukan juga.

Pada gambar terlihat ukuran file setelah dikompresi 487 kb

4.3. b. Cara Ekstrasi File Menggunakan WinRar

Cara paling mudah untuk meng-ekstraksi file yang dikompresi adalah dengan membuka windows explorer, kemudin mengklik kanan file kompresi yang akan diekstrak.

Berikut langkah-langkahnya :

1.     Misalnya pada gambar, file bahan yang di kompresi tadi akan diekstrak kembali. Pada saat klik kanan mouse, maka akan muncul pilihan : extract files, extract here, dan extract to bahan/.

Pilihan-pilihan tersebut adalah pilihan untuk mengekstrak file.

2.     Klik extract files,

Extract File adalah pilihan untuk mengekstrak file dengan memilih opsi-opsi yang diinginkan.

Untuk menentukan lokasi penyimpanan file hasil ekstrasi, kita bisa menentukannya memilih lokasi file pada bagian kanan berikut :

3.     Kemudian klik ok. Maka proses ekstraksi dimulai. Lama proses tergantung ukuran file. Jika proses selesai maka akan muncul file hasil ekstraksi pada lokasi yang telah kita tentukan tadi, dengan nama yang telah kita tentukan juga.